Geplant war eine Stunde, geworden sind anderthalb. Am 14. Oktober waren in der Spitze 150 Teilnehmerinnen und Teilnehmer dabei, als Rechtsanwältin Franziska Breidenbach im BVOU-Webinar einmal durch eine O&U-Praxis gegangen ist, vom Telefon am Empfang bis zum KI-Konto am Abend. Allein die Fragerunde dauerte mehr als eine halbe Stunde. „Datenschutz ist gar nicht so langweilig”, hieß es zum Schluss. Herzlichen Dank an alle, die dabei waren und mitgefragt haben.
Der Rundgang kurz zusammengefasst
- Empfang: Keine Befunde am Telefon, bevor klar ist, wer dran ist, und Auskunft an Angehörige nur mit Zustimmung im Anmeldebogen oder per Vollmacht.
- Behandlungszimmer: Ein KI-Mitschnitt des Gesprächs braucht vorher die Einwilligung, das Audio wird nach der Verschriftlichung gelöscht, und in die Akte geht nur, was Sie gelesen und freigegeben haben.
- Team: Die meisten Datenpannen entstehen im Alltag, deshalb gehören Belehrung zur Vertraulichkeit, Schulungsnachweis und Berechtigungsübersicht in jede Praxis und Patientendaten nie in WhatsApp.
- Dienstleister: Wer Patientendaten sehen kann, auch die IT bei der Fernwartung, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag und zusätzlich die Verpflichtung auf Ihre Schweigepflicht nach § 203 StGB.
- ChatGPT und Co.: Ohne Patientendaten geht fast alles, mit Patientendaten nur über Anbieter, die genau diese beiden Verträge bieten, und nie über ein privates Konto.
Die Aufzeichnung: am besten mit dem ganzen Team
Die vollständige Aufzeichnung einschließlich Fragerunde steht BVOU-Mitgliedern im geschützten Bereich auf bvou.net bereit: hier klicken
Schauen Sie sie gemeinsam mit Ihrem Team an. Vier der fünf Stationen spielen am Empfang, im Behandlungszimmer und in der Abrechnung, also im Alltag Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der gemeinsame Termin lässt sich zudem als Datenschutzschulung dokumentieren: Eine Liste mit Datum, Namen und Inhalt genügt.
Wie bekommt man das ohne Jurastudium hin?
Mit dieser Frage endete der Vortrag, und die Fragerunde hat gezeigt, warum sie berechtigt ist: Datenschutzhinweise für den Anmeldebogen, die Pflicht zum Datenschutzbeauftragten, die Kamera am Eingang, der Messenger im Team. In jeder Praxis kommt einiges zusammen. Man kann das mit Mustervorlagen und eigener Recherche angehen, oder man lässt sich führen.
Dafür gibt es Dieter, das Datenschutz-Managementsystem von simply Legal, dem Kooperationspartner des BVOU für diese Newsletter-Serie und das Webinar. Sie beantworten verständliche Fragen, Dieter erstellt daraus die Dokumente und erinnert an das, was als Nächstes ansteht. Für die Stationen des Rundgangs heißt das:
- Datenschutzhinweise für Ihre Patientinnen und Patienten, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und technische und organisatorische Maßnahmen, jederzeit vorzeigbar, wenn die Aufsichtsbehörde fragt.
- Alle Dienstleister mit ihren Auftragsverarbeitungsverträgen an einem Ort, vom PVS bis zum Terminportal.
- Die Teamschulung per Link: Jede Person klickt sich selbst durch, der Nachweis ist gleich dokumentiert.
- Auf Wunsch ein externer, TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter, falls Ihre Praxis einen braucht, etwa weil 20 oder mehr Personen ständig mit Patientendaten arbeiten.
Ändert sich die Rechtslage, zieht Dieter die Dokumentation nach.
25 Prozent für BVOU-Mitglieder im ersten Vertragsjahr
So lösen Sie das Angebot ein:
- Konto anlegen: https://app.dieter-datenschutz.de/onboarding
- Beim Buchen Ihres Tarifs den Rabatt-Code BVOU25
Mehr zum Angebot finden Sie auf der Partnerseite des BVOU: https://www.bvou.net/partner/dieter-datenschutz/
Praxis-Check: drei Schritte für diese Woche
- Die Aufzeichnung mit dem Team ansehen und als Schulung festhalten: Datum, Namen, Inhalt.
- Die KI-Regeln Ihrer Praxis in fünf Zeilen aufschreiben: erlaubte Werkzeuge, verbotene Eingaben, Freigabe neuer Werkzeuge durch die Praxisleitung, Prüfung jedes Ergebnisses, eine zuständige Person.
- Dieter mit dem Code BVOU25 starten und mit der Station beginnen, an der Sie nach dem Rundgang die größte Lücke sehen.
Mit der nächsten Ausgabe setzen wir die Newsletter-Serie wie gewohnt fort.
Dieser Beitrag ist allgemeine Fachinformation und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.