Seit Juli 2025 sind Praxen verpflichtet, elektronische Ersatzbescheinigungen als Versicherungsnachweis anzunehmen, wenn Patientinnen und Patienten ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) nicht vorlegen können – etwa weil sie vergessen wurde oder defekt ist. Die Ersatzbescheinigung kann direkt per App bei der Krankenkasse angefordert werden. Die Praxis muss den elektronischen Nachweis entgegennehmen und in den Behandlungsablauf integrieren.
Ablauf für Patienten und Praxisteam
Patienten können über die App ihrer Krankenkasse eine Ersatzbescheinigung anfordern. Dafür benötigen sie die KIM-Adresse der orthopädischen oder unfallchirurgischen Praxis, an die die Bescheinigung gesendet werden soll. Die Praxis kann diese Adresse beispielsweise als QR-Code bereitstellen, um Übertragungsfehler zu vermeiden. Nach Eingang der Anfrage wird die Ersatzbescheinigung automatisch generiert und innerhalb weniger Minuten über den Kommunikationsdienst KIM an die Praxis übermittelt
Auch das Praxisteam kann – mit Zustimmung der Patienten – selbst eine elektronische Ersatzbescheinigung bei der Krankenkasse anfordern. Dies ist für die Praxis freiwillig, aber eine hilfreiche Option, um den Ablauf zu beschleunigen.
Vorteile für die orthopädisch-unfallchirurgische Praxis
- Schnelle Verfügbarkeit: Die elektronische Ersatzbescheinigung liegt in der Regel innerhalb weniger Minuten vor, sodass die Behandlung ohne Verzögerung beginnen kann.
- Direkte Übernahme: Die Versichertendaten können direkt aus dem KIM-Postfach in das Praxisverwaltungssystem übernommen werden – das manuelle Einpflegen entfällt.
- Papierverfahren weiterhin möglich: Alternativ kann weiterhin das papierbasierte Ersatzverfahren genutzt werden. Auch befristete Papierbescheinigungen der Krankenkasse werden akzeptiert
Besonderheiten beim Versichertenstammdatenmanagement (VSDM)
Beim Einsatz der elektronischen Ersatzbescheinigung ist das VSDM technisch nicht möglich. Dennoch können alle Leistungen wie gewohnt abgerechnet und vergütet werden. Ein erneutes Einbestellen der Patienten ausschließlich zum Einlesen der eGK ist nicht erforderlich. Sollte die Patientin oder der Patient im selben Quartal erneut in der Praxis erscheinen und die eGK ist dann verfügbar, muss diese eingelesen und das VSDM durchgeführt werden. Ohne VSDM erhält die Praxis keinen Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA). Patienten können der Praxis aber über die Krankenkassen-App eine entsprechende Erlaubnis erteilen. Nach dem Einlesen der eGK besteht für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Das VSDM ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dem Abgleich der Versichertendaten auf der eGK mit den Daten der Krankenkasse. Ausnahmen, wie die Nutzung der Ersatzbescheinigung, sind in der Anlage 4a zum Bundesmantelvertrag-Ärzte geregelt.
Fazit für Orthopädie und Unfallchirurgie
Die elektronische Ersatzbescheinigung erleichtert den Praxisalltag, insbesondere in der Orthopädie und Unfallchirurgie, wo viele Patienten kurzfristig und ungeplant vorstellig werden. Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf und ermöglicht eine schnelle und sichere Behandlung auch ohne eGK.
Janosch Kuno