Die elektronische Patientenakte: Befüllpflicht, Widersprüche und TI-Störungen im Praxisalltag

Erinnern Sie sich an die Patientin mit Verdacht auf Meniskusläsion aus der ersten Ausgabe dieser Newsletter-Serie? Ihr Röntgenbefund ist geschrieben, der Arztbrief an die Hausärztin fertig. Bis vor Kurzem endete die Datenspur hier, in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Heute geht sie weiter: Befundbericht und Arztbrief gehören in die elektronische Patientenakte, wo Hausärztin, Klinik oder die nächste Fachpraxis sie lesen können. Seit Oktober 2025 ist die Nutzung der ePA für Praxen Pflicht, seit Januar 2026 kostet die Nichtnutzung ein Prozent des Honorars und die Hälfte der TI-Pauschale. Nach einem Jahr liegen über 100 Millionen Dokumente in den Akten, fast ausschließlich aus Praxen eingestellt. Die ePA ist Alltag geworden. Die Frage lautet deshalb nicht mehr, ob Ihre Praxis mitmacht, sondern ob die Abläufe dahinter stimmen.

Was hier gilt

An dieser Station treffen zwei Regelwerke aufeinander. Das Sozialrecht verpflichtet Sie zum Befüllen: Befundberichte, Befunde aus der Bildgebung und elektronische Arztbriefe gehören in die Akte, sofern sie aus der aktuellen Behandlung stammen, von Ihrer Praxis selbst erhoben wurden, elektronisch vorliegen und die Patientin oder der Patient nicht widersprochen hat. Die Faustregel der KBV: In die ePA gehört, was für mitbehandelnde Kolleginnen und Kollegen von Interesse sein kann. Nicht jede Verlaufsnotiz, nicht jeder interne Vermerk.

Die DSGVO und die Schweigepflicht ziehen zugleich die Grenzen. Der Zugriff Ihrer Praxis gilt standardmäßig 90 Tage ab dem Stecken der Karte und nur, soweit die Behandlung ihn erfordert. Jeder Zugriff wird protokolliert, und Versicherte sehen in ihrer App, welche Praxis wann in ihre Akte geschaut hat. Dokumente, die sie vor Ihrer Praxis verborgen haben, werden Ihnen gar nicht erst angezeigt. Und was Sie aus der ePA in Ihre Dokumentation übernehmen, wird Teil Ihrer Patientenakte, mit denselben Schutz- und Aufbewahrungspflichten. Im Alltag lässt sich das auf drei Abläufe herunterbrechen, die in jeder Praxis schriftlich festgelegt sein sollten.

Drei Abläufe für den Alltag

1. Befüllen: wer, was, wann. Für eine O&U-Praxis sind die Kandidaten überschaubar: der Befundbericht nach Röntgen oder Sonografie, der Arztbrief, der OP-Bericht nach einem ambulanten Eingriff. Fremde Dokumente wie der MRT-Befund aus der Radiologie gehören nicht dazu, dafür ist die Radiologie selbst zuständig. Legen Sie fest, wer im Team das Einstellen übernimmt, am besten im selben Arbeitsschritt, in dem der Arztbrief ohnehin freigegeben wird. Erlaubt Ihr PVS das Einstellen direkt aus dem Dokument heraus, nutzen Sie das, denn jeder zusätzliche Klickweg ist der Grund, warum es am Ende doch liegen bleibt.
2. Widersprüche: hören, dokumentieren, weitergeben. Ihre Patientinnen und Patienten können auf drei Ebenen widersprechen. Gegen die ePA insgesamt, dann gibt es keine Akte und nichts einzustellen. Gegen den Zugriff Ihrer Praxis, das regeln sie per App oder über ihre Krankenkasse, und Sie merken es daran, dass der Zugriff nicht möglich ist. Und gegen das Einstellen einzelner Dokumente, das geschieht direkt bei Ihnen im Behandlungszimmer, mündlich genügt. Dieser dritte Fall betrifft Ihr Team: Der Widerspruch muss nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation vermerkt sein, damit nicht drei Wochen später jemand anderes das Dokument doch einstellt. Ein Nachteil entsteht Ihrer Praxis dadurch nicht, die Befüllpflicht entfällt bei wirksamem Widerspruch. Aufklären müssen die Krankenkassen, nicht Sie. Sie informieren lediglich darüber, was Ihre Praxis einstellt, mündlich oder per Aushang. Nur bei besonders sensiblen Diagnosen, etwa psychischen Erkrankungen, müssen Sie aktiv auf das Widerspruchsrecht hinweisen.

Ein Blick voraus: Ab dem vierten Quartal 2026 sollen ePA-Daten pseudonymisiert an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit fließen, zunächst die Medikationsliste, später weitere Inhalte. Versicherte können dem jederzeit widersprechen, über die ePA-App oder die Ombudsstelle ihrer Krankenkasse. Ihre Praxis muss dafür nichts tun, wird aber gefragt werden. Ihr Team sollte die Antwort kennen: Der Widerspruch läuft über die Kasse, nicht über die Praxis.

3. TI-Störungen: ein kurzer Ausfallplan. In einer KBV-Umfrage gaben zuletzt drei Viertel der Praxen an, im vergangenen Monat technische Probleme mit der ePA gehabt zu haben: kein Zugriff, oder Dokumente ließen sich nicht hochladen. Anders als beim eRezept gibt es für die ePA kein Ersatzverfahren. Umso wichtiger ist ein Ablauf, der auf eine halbe Seite passt. Wer prüft auf der Statusseite der gematik, ob die Störung zentral ist oder in Ihrer Praxis liegt? Wo werden Dokumente notiert, die nach der Störung nachgetragen werden müssen, und wer hakt sie ab? Und wer vermerkt Datum, Uhrzeit und Dauer der Störung? Diese Notiz ist Ihr Nachweis, falls es später Nachfragen gibt. Die Sanktionen knüpfen daran an, ob Ihre Praxis die ePA nutzen kann, nicht an einen einzelnen gestörten Vormittag. Ein Befund, der wegen der Störung nicht in die ePA kann, gehört nicht unverschlüsselt per E-Mail an die Hausärztin.

KI und die ePA: was sich abzeichnet

Je voller die Akten werden, desto attraktiver wird Software, die sie durchsucht und zusammenfasst. Die gematik plant eine Volltextsuche, und erste Hersteller kündigen Funktionen an, die ePA-Dokumente mit KI sortieren und in einer Kurzfassung aufbereiten sollen. Bevor Sie so etwas einschalten, gelten die drei Fragen aus der letzten Ausgabe unverändert: Wohin fließen die Daten und schließt der Vertrag das Training mit Patientendaten aus? Sind Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutz-Folgenabschätzung erledigt? Und hat Ihr Team die kurze Schulung erhalten, die der EU AI Act erwartet? Bei der ePA kommt eine vierte Frage hinzu: Ihr Zugriff ist auf das beschränkt, was die Behandlung erfordert. Eine Funktion, die für die Zusammenfassung die gesamte Akte einliest, verarbeitet unter Umständen mehr, als Sie für den Fall brauchen. Und wie beim Arztbrief gilt: Die Zusammenfassung ist ein Entwurf. Eine vertauschte Seite oder eine veraltete Medikation in einem fremden Befund fällt nur auf, wenn jemand nachliest.

Praxis-Check: drei Fragen für diese Woche

1. Ist festgelegt, wer welche Dokumente wann in die ePA einstellt, und läuft das direkt aus dem PVS heraus?
2. Weiß Ihr Team, wie ein Widerspruch gegen das Einstellen dokumentiert wird, und kennt es die Antwort auf die Frage nach der Forschungsdatenfreigabe?
3. Gibt es einen kurzen, schriftlichen Ablauf für TI-Störungen, mit Nachtrageliste und Störungsnotiz?

Damit unser Webinar am 14. Oktober genau Ihre Themen trifft, bitten wir Sie auch in dieser Ausgabe um zwei Minuten für drei kurze Fragen:

Ab sofort können Sie sich auch für das Webinar selbst anmelden. Am 14. Oktober 2026 gehen wir im „Daten-Rundgang live” alle Stationen dieser Serie noch einmal gemeinsam durch, mit Ihren Fragen aus den Fragebögen im Mittelpunkt. Die Teilnahme ist für BVOU-Mitglieder kostenlos:

In der nächsten Ausgabe folgen wir der Datenspur an die Patientenschnittstelle: Online-Terminbuchung und Videosprechstunde, und was zu klären ist, wenn dort ein KI-Assistent ans Telefon geht.

Dieser Beitrag ist allgemeine Fachinformation und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.